Una red de Riveros Corp
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Cuando constituyó su empresa en el Estado -ya sea que haya optado por una sociedad anónima o una LLC-, presentó los documentos de constitución iniciales que proporcionaban al Estado información básica sobre su empresa y designó un agente registrado. Esos dos pasos completaron el proceso de constitución.
Sin embargo, no son el final de sus obligaciones con el Estado.
«Mientras sigan operando como una LLC o una corporación, deben mantener un Agente Registrado. Además, la mayoría de los estados exigen que presente un informe anual con información actualizada sobre su empresa.»
Su Agente Registrado es el punto de contacto oficial del estado para su LLC o corporación. El estado envía información importante sobre el cumplimiento de la normativa y la correspondencia oficial al Agente Registrado, que a su vez remite esos documentos a la persona de contacto adecuada en su empresa. Estos documentos de misión crítica pueden incluir los formularios y las notificaciones de informes anuales, así como los formularios y documentos fiscales.
Además, el Agente Registrado recibe la notificación del proceso, que es el papeleo legal que da a su empresa la notificación oficial de una demanda presentada contra ella. Otros documentos legales importantes que puede recibir el Agente Registrado son los avisos de embargo de salarios y las citaciones judiciales. Dada la importancia de los documentos que maneja el agente registrado, es esencial que el agente registrado que elija para su LLC o corporación sea competente y tenga experiencia. Con las notificaciones oficiales, el tiempo es a menudo «de la esencia» y un agente registrado profesional, como CT, está mejor equipado para manejar la tarea con eficacia.
La presentación de informes anuales mantiene los registros del estado al día
Casi todos los estados exigen un informe periódico que actualice la información básica de una LLC o corporación, como la ubicación principal del negocio, los nombres de los funcionarios (o gerentes) y el nombre y la dirección del agente registrado. La mayoría de los estados tienen un requisito anual, aunque algunos exigen un período diferente, casi siempre cada dos años.
En algunos estados, el requisito del impuesto de franquicia está vinculado al requisito de presentación del informe anual. En Delaware, por ejemplo, el informe anual del impuesto de franquicia se utiliza para calcular el impuesto de franquicia y actualizar la información básica de las empresas nacionales del estado.
Los estados también varían ampliamente en cuanto a las fechas de vencimiento de los informes anuales. Aunque muchos exigen que el informe se presente en primavera, no siempre es así. Es más, muchos estados vinculan la fecha de vencimiento del informe anual al aniversario de la constitución de la empresa o de su registro en el extranjero. Mientras que la mayoría de los estados tienen una sanción por no cumplir con la fecha límite, algunos estados prohíben que una empresa presente el informe con demasiada antelación a la fecha de vencimiento.
El incumplimiento puede dar lugar a la pérdida de la buena reputación y a la disolución administrativa.
No mantener un agente registrado o no presentar el informe anual dentro del plazo permitido por el estado puede tener graves repercusiones. Una empresa que no cumpla con estas obligaciones perderá su buena reputación ante el estado. Esto puede poner en peligro los planes de expansión y las oportunidades de financiación, ya que el certificado de buena reputación se requiere habitualmente para registrarse para hacer negocios en un nuevo estado y para obtener muchos tipos de financiación.
El Estado puede disolver administrativamente la empresa si el incumplimiento se prolonga lo suficiente. Una vez disuelta administrativamente, la empresa ya no puede llevar a cabo su actividad habitual y cualquiera que haga negocios en su nombre puede ser considerado personalmente responsable de las deudas de la empresa contraídas durante ese periodo. A una empresa fuera del estado se le puede revocar su certificado de autoridad, privándola del derecho a presentar demandas y aumentando el riesgo de exposición de sus propietarios. También se pueden imponer multas y cargos por intereses a la empresa; y, en algunos estados, también se pueden imponer multas a los propietarios.
Los servicios de gestión de informes anuales pueden proteger a su empresa
No se puede dirigir una pequeña empresa sin estar preparado para hacer frente a lo que venga. Pero, a veces, tiene sentido recurrir a la ayuda de un profesional experimentado para asegurarse de que el trabajo se hace de forma eficiente y correcta. La gestión de los informes anuales suele entrar en esa categoría, sobre todo si se opera en más de un estado.
Garantizar que su informe se presente correctamente y a tiempo es el beneficio más obvio de utilizar un servicio de gestión de informes anuales. Pero hay un beneficio más sutil. Usted no tiene que tratar de determinar si ha habido algún cambio de ley que afecte a su empresa. Su socio de cumplimiento se encarga de la supervisión continua de todos los estados en los que hace negocios.
Agente registrado + Servicios de informe anual = Nirvana de cumplimiento
La mejor manera de evitar que las obligaciones de cumplimiento caigan en el olvido con resultados desastrosos es aprovechar el poder de su Agente Registrado profesional permitiendo que su Agente Registrado gestione sus obligaciones de informe anual. El Agente Registrado está en una posición ideal para asegurarse de que usted se mantiene en el camino porque el agente registrado recibe las comunicaciones oficiales del estado.
Además, su Agente Registrado sabe a quién contactar dentro de su empresa para verificar la información y realizar las actualizaciones necesarias. Una empresa profesional de Agente Registrado, como CT, supervisa los desarrollos dentro de cada estado y puede alertarle cuando hay cambios y ayudarle a mantenerse en cumplimiento.
Si usted opera en varios estados, trabajar con una sola empresa de Agente Registrado puede garantizar que su información se proporcione correctamente a todas las jurisdicciones y que cualquier documento requerido por el estado se presente de manera oportuna. El incumplimiento de los plazos y los problemas de papeleo pueden hacer fracasar su negocio. Si su Agente Registrado se encarga de su cumplimiento anual, puede evitar que esto ocurra.
Si expande su negocio a otro estado y se registra para hacer negocios allí, tendrá que mantener un Agente Registrado en ese estado y, en la mayoría de los estados, presentar un informe anual allí también.
Un agente registrado debe ser un residente del estado o una corporación o LLC doméstica o calificada. Por esta razón, una vez que una empresa se expande más allá de un solo estado, los propietarios a menudo optan por tener un agente registrado profesional para manejar todas las responsabilidades de agente registrado.
Los delincuentes que intentan robar la identidad de una empresa se fijan en qué empresas no han cumplido los plazos de presentación. Y el estado de morosidad de una LLC o corporación es fácilmente descubrible en los registros públicos de los estados. Concluyen -y a menudo con bastante razón- que una empresa que no presta atención a los plazos, no se dará cuenta si se presenta un cambio de información de la empresa. Y, este cambio de información abre la puerta a una amplia variedad de propósitos fraudulentos y al robo de la identidad corporativa.
