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Si expande su negocio a otro estado y se registra para hacer negocios allí, tendrá que mantener un Agente Registrado en ese estado y, en la mayoría de los estados, presentar un informe anual allí también.

Un agente registrado debe ser un residente del estado o una corporación o LLC doméstica o calificada. Por esta razón, una vez que una empresa se expande más allá de un solo estado, los propietarios a menudo optan por tener un agente registrado profesional para manejar todas las responsabilidades de agente registrado.

Los delincuentes que intentan robar la identidad de una empresa se fijan en qué empresas no han cumplido los plazos de presentación. Y el estado de morosidad de una LLC o corporación es fácilmente descubrible en los registros públicos de los estados. Concluyen -y a menudo con bastante razón- que una empresa que no presta atención a los plazos, no se dará cuenta si se presenta un cambio de información de la empresa. Y, este cambio de información abre la puerta a una amplia variedad de propósitos fraudulentos y al robo de la identidad corporativa.

Rendición de cuentas: El agente registrado profesional no puede viajar, ir de vacaciones, realizar la terminación del empleo o mudarse fuera del estado.

Política de privacidad: Evitar que sus clientes, proveedores, o empleados sean sometidos a reclamaciones en su lugar de trabajo. Usted puede mantener su dirección residencial privada, no debe hacer parte del expediente público.

Eficiencia: Asegurarse que la persona recibe los documentos legales de manera oportuna para proteger su empresa de los retrasos, los cuales podrían ocasionar un fallo en contra de la empresa.

Adaptabilidad: Como experiencias de crecimiento y al momento que su empresa se expanda a otros Estados, tiene una fuente única para manejar todas sus necesidades de agente registrado. Además, usted ahorrara dinero al no tener que pagar cuotas estatales para actualizar la información de su agente registrado cada vez que su empresa se traslade.

Cumplimiento: El IRS ofrece a los clientes servicios de valor agregado, incluyendo herramientas de aplicación web, que facilitan el cumplimiento corporativo con las leyes estatales y los plazos de presentación de impuestos.

El Agente Registrado es designado por una entidad, sin embargo puede ser cambiado en cualquier momento.

En la constitución de una corporación, los posibles accionistas intercambian dinero, bienes, o ambos, para formar el capital social de la empresa. Una corporación generalmente toma las mismas deducciones como una empresa unipersonal al calcular su ingreso gravable. Una corporación también puede tomar deducciones especiales. Para propósitos de impuestos federales, una corporación C es reconocida como una entidad separada para el pago de impuestos. Una corporación realiza negocios y da cuenta de la utilidad neta o pérdida el ejercicio, paga impuestos y distribuye beneficios a los accionistas.

El beneficio de una corporación se grava a la misma cuando esta existe y luego se grava a los accionistas cuando se distribuye (el beneficio) en forma de dividendos. Esto crea un impuesto doble. La empresa no obtiene una deducción de impuestos cuando distribuye apertura de cuentadividendos a los accionistas. Los accionistas no pueden deducir las pérdidas de la corporación.

Las empresas que tiene activos de más de $10 millones y presentan declaraciones anuales de al menos 250 están obligadas a presentar las formas 1120 y 1120S de impuestos al terminar el año.

El IRS es el Servicio de Impuestos internos, es decir, la agencia federal del gobierno de los Estados Unidos quien se encarga de la recaudación fiscal y del cumplimiento de las leyes tributarias; se asemeja a la DIAN en Colombia. Las personas que desean crear una empresa en USA deben obtener un EIN, (número identificación del empleador) el cual se expide a únicos dueños de negocio, corporaciones, sociedades colectivas y otras entidades comerciales para propósitos contributivos de declaración y radicación; este se asemeja a la obtención del NIT en cualquier empresa Colombiana.

Un agente registrado actúa en nombre de una empresa, se encarga de la recepción de documentos legales, es decir, demandas, embargos, citaciones, informes anuales, impuesto de correspondencia y otros envíos de las agencias reguladoras.

Casi todos los estados requieren que las corporaciones, sociedades de responsabilidad limitada (LLC), sociedades limitadas (LP) y otros tipos de entidad corporativa, designen y mantengan a un agente registrado ante la agencia pertinente en el expediente público.

El agente registrado debe mantener una presencia física (dirección) dentro del estado y se debe encontrar disponible en horario de oficina para que se puedan atender las reclamaciones sobre una empresa. Una dirección postal (PO Box) no constituye una presencia física de los requisitos legales.

Un Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN), es un número tributario procesador otorgado por el Servicio de Impuestos Internos (IRS). Es un número de nueve dígitos que siempre empieza con el número 9 e incluye los números 70-88 como el cuarto y quinto dígito.  A partir del 12 de abril del 2011, se ampliaron los números posibles para el cuarto y quinto dígito para incluir del 900-70-0000 al 999-88-9999, 900-90-0000 al 999-92-9999 y 900-94-0000 al 999-99-9999. El IRS otorga los ITIN a individuos quienes requieren un número de identificación para fines tributarios en los Estados Unidos pero no tienen ni son elegibles para obtener un Número de Seguro Social (SSN) de la Administración del Seguro Social (SSA).

Los ITIN se emiten sin importar el estado migratorio porque tanto residentes como extranjeros pudieran tener obligaciones tributarias de presentar declaraciones y pagos de impuestos de acuerdo al Código Tributario del IRS.

Para recibir un ITIN, individuos tienen que tener el requisito y presentar una declaración federal de impuestos válida, a menos que reúnan alguna excepción.

El IRS (Internal Revenue Service) le permite a una empresa pagar impuestos como un Corporación «C» o como una Corporación «S»

Corporación «C»

Una corporación “C” grava sus ganancias en dos niveles, a esto se le conoce como la «doble imposición o doble tributación». Una corporación «C» paga un impuesto de sociedades sobre sus ingresos corporativos (este es el primer impuesto) y distribuye los beneficios a los accionistas quienes pagan impuesto sobre la renta por los dividendos (este es el segundo impuesto).

Corporación «S»

Una manera de evitar la doble tributación de una corporación «C» es hacer una elección especial con el IRS (Internal Revenue Service) para pagar impuestos como una corporación «S», que es una entidad que grava como una empresa unipersonal. De esa manera, hay un nivel de impuestos, las ganancias de la empresa «pasan» a los propietarios, que pagan impuestos sobre las ganancias en sus tasas de impuestos individuales.

Los accionistas son los propietarios definitivos de una corporación, ellos tienen el derecho de elegir a los directores, votar sobre las principales acciones corporativas (en las fusiones) y compartir las ganancias de la Corporación.

Sin embargo, los accionistas no tienen el derecho de dirigir las operaciones diarias de la Corporación.

Es necesario que la corporación celebre reuniones anuales de accionistas para elegir a los directores. Las actas de estas reuniones deben ser cuidadosamente mantenidas en la empresa.

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Una empresa unipersonal es una empresa no constituida en sociedad que es propiedad de una sola persona. Es la forma de organización empresarial más sencilla de crear y mantener. La empresa no existe aparte de usted, el propietario. Sus responsabilidades son las suyas personales y usted asume los riesgos de la empresa por todos los activos que posee, se utilicen o no en la empresa. Incluya los ingresos y gastos de la empresa en su propia declaración de impuestos. Para más información sobre las empresas unipersonales, consulte la Publica- ción 334, Guía fiscal para pequeñas empresas. Si usted es un agricultor, vea la Publicación 225, Guía de Impuestos para Agricultores.
Formulario(s):
Los beneficios o pérdidas de un propietario único se declaran en el Anexo C, el Anexo C-EZ o el Anexo F del Formulario 1040, Declaración de Impuestos sobre la Renta Individual de los Estados Unidos. Un empresario individual también puede estar obligado a presentar otras declaraciones (como la de empleo o la de impuestos especiales).
Necesitará un nuevo EIN si se da alguna de las siguientes circunstancias
– Se declara en quiebra bajo el Capítulo 7 (liquidación) o el Capítulo 11 (reorganización) del Código de Quiebras
– Si se constituye en sociedad
– Es un empresario individual y contrata socios y opera como una sociedad – Establece un plan de pensiones, de participación en los beneficios o de jubilación
No necesita un nuevo EIN si se da alguno de los siguientes casos
– Cambia el nombre de su empresa
– Cambia su ubicación o añade ubicaciones (tiendas, plantas, empresas o sucursales de la entidad)
– Tiene varios negocios (incluyendo tiendas, plantas, empresas o sucursales de la entidad)
Nota: Si usted es un empresario individual que lleva a cabo su actividad como una sociedad de responsabilidad limitada (SRL), no necesita un EIN separado para la SRL, a menos que esté obligado a presentar declaraciones de impuestos sobre el empleo o sobre el consumo. Una sociedad de responsabilidad limitada
es una entidad formada bajo la ley estatal mediante la presentación de artículos de organización como una LLC. Una LLC propiedad de un individuo es automáticamente tratada como un propietario único a efectos del impuesto sobre la renta federal (se refiere a una entidad que no se tiene en cuenta como separada de su propietario). Declare las actividades comerciales de la LLC en su formulario 1040 utilizando un Anexo C, un Anexo C-EZ o un Anexo F.

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